¿Cómo realizar cierre del gasto común y cómo notificarlo a los copropietarios?

Emisión del Gasto común

Para poder comenzar el cierre del gasto común, debemos corroborar que hayamos ingresado de manera correcta todos los egresos y todos los pagos, del mes que corresponde. Para esto nos dirigimos al Módulo Gasto Común y revisamos algunas boletas de prueba verificando que la información del mes este completa.

 

Para revisar una boleta de prueba, hacemos Click sobre cualquier unidad.

Por ejemplo si hacemos Click en DP-22, podemos visualizar su boleta de prueba, la que muestra los cobros del periodo, cuanto se esta cobrando.

Cabe destacar la importancia de revisar las boletas de prueba, para así poder realizar correcciones antes de hacer el cierre definitivo del gasto común.

 

 

Vemos el desglose de los valores que componen la boleta; Gasto común, fondo de reserva, Mantención de espacios comunes, Agua, Calefacción, detalle de fondos a recaudar, mensaje del administrador, entre otros, dependiendo de la configuración de la comunidad.

 

 

Luego de que estamos seguros de la información ingresada en el sistema y ya hemos revisado nuestra boleta de prueba, damos Click en Finalizar Gastos Comunes.

 

 

Nos dará una advertencia, le damos click en Aceptar

 

Nos va aparecer el siguiente mensaje: Felicidades estás a un click de emitir los gastos comunes, lo próximo sería pinchar en la barra Emitir

 

 

Luego, nos indicará que se está Preparando el cierre del gasto común, cabe destacar que este proceso puede tardar algunos minutos dependiendo del tamaño de la comunidad. Mientras podemos ir viendo la información de los copropietarios, revisando que los correos a los que enviaremos el gasto común estén correctamente ingresados.

Observaremos que ya se están generando los PDF,  que el mes en curso ya cambio y que nuestra última emisión ahora corresponde a el mes que acabamos de cerrar

 

Ahora vamos al Módulo de Recaudación y revisamos que ya no hay mensajes en la parte superior, por lo que damos por finalizado el cierre del gasto común de manera exitosa.

 

Para notificar las boletas hacemos Click en Enviar boletas por correo, para esto nos pedirá confirmación, si estamos seguros de notificar a toda la comunidad el gasto común, damos Click en aceptar.

 

Así, ya habremos notificado todas las boletas a aquellos copropietarios que tengan correo. 

Se puede dar el caso también de querer notificar a algún copropietario en particular, para ello simplemente hacemos Click en Pagos y luego en el botón Notificar Gasto Común, de esta forma le estaríamos enviando solo a este copropietario el gasto común.

 
Por otra parte, si queremos imprimir el gasto común tenemos 2 opciones;
  1. Imprimir todas las boletas haciendo Click en Todas las boletas y nos muestra el PDF con todas las boletas
  2. Imprimir una boleta en particular, haciendo Click en la flecha al lado del botón de pagos .
 

Para verificar si los correos fueron exitosa-mente enviados, debemos ir al Módulo Panel y hacer Click en la barra de  Registro de Correos, en este módulo podemos ver los correos enviados a través del sistema.

 

 

Ahora si hacemos click en ver estado, podemos hacer el seguimiento de estos correos.

 

El sistema nos permite ver si fue enviado, recibido, abierto, marcado como spam, si traía un enlace y fue clickeado y si se des-suscribió.

 

De esta forma ya habremos cerrado y notificado el gasto común.

 

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