Guía de Conciliación Bancaria: Conceptos Clave y Saldos

Al ingresar al módulo del mes actual, te encontrarás con una estructura financiera compuesta por los siguientes elementos:

🏦 Saldo del Mes Anterior

¿Qué es? Es el monto exacto con el que cerró el libro banco del periodo inmediato anterior.

Nota: Puede ser un saldo positivo o negativo, y sirve como el punto de partida para el mes actual.

💰 Depósitos (Recaudación del Mes)

¿Qué es? Representa todos los pagos de mantenimiento o cuotas ordinarias, recargos y cuotas extraordinarias, etc, que los residentes han realizado durante el mes en curso.

¿De dónde viene? Se extrae directamente del módulo de Cobranza >Recaudación. El total reflejado como "Recaudado" en ese módulo debe coincidir exactamente con este campo.

📈 Ingresos Extraordinarios

¿Qué es? Fondos que ingresan a la comunidad por conceptos ajenos al mantenimiento ordinario (ej. multas, arriendos de espacios comunes, etc.).

¿De dónde viene? Se gestionan desde Cobranza >Recaudación >Ingresos Extraordinarios. Al registrar un ingreso con la fecha correspondiente al período en curso, se sumará automáticamente a la conciliación.

💸 Giros y Cargos (Egresos del Mes)

¿Qué es? El total de los gastos, pagos a proveedores o servicios que la copropiedad realizó durante el período.

¿De dónde viene? Se alimenta del módulo de Egresos. Para que un egreso sume en este apartado, debe cumplir dos condiciones obligatorias:

• Estar marcado como Pagado.

Tener la fecha de pago dentro del mes que se está conciliando.

• Comprensión de los Conceptos "Pendientes"

Es común ver montos en las secciones de pendientes. Aquí te explicamos el motivo técnico de su aparición:

⏳ Ingresos Pendientes (Pagos No Conciliados)

Son aquellos pagos que ya fueron registrados en el sistema (asociados o no a una unidad), pero no se les ha marcado la casilla de "Conciliación" .

¿Cómo se origina? Al registrar un pago de forma manual en el Historial de Pagos, si se desmarca la opción de notificar/conciliar, el sistema lo clasificará como un ingreso faltante o pendiente en la matriz de conciliación para que lo revise después.

📉 Egresos Pendientes (Gastos Impagos de Meses Anteriores)

Representan los compromisos financieros o gastos que la administración viene arrastrando de meses pasados ​​y que aún no se han pagado.

¿Cómo revisarlos? Debes ir al módulo de Egresos, aplicar el filtro por meses anteriores (ej. enero, febrero) y buscar los que tengan el estatus de Impago.

3. Guía de Resolución de Problemas: ¿Qué hacer si no cuadra?

Si el resultado final de tu conciliación no coincide con tu estado bancario, aplica las siguientes auditorías rápidas:

Caso A: Los Depósitos no cuadran con la Recaudación

Dirígete al Historial de Pagos .

Verifica que todos los pagos hayan sido ingresados ​​correctamente.

Punto clave: Valida que las fechas de ingreso de los pagos corresponden rigurosamente al mes calendario que estás conciliando. Un pago de julio registrado por error en junio alterará el informe.

Caso B: Un Egreso no aparece en la Conciliación

Si registraste un egreso de, por ejemplo, $300 y la conciliación no lo suma, se debe a que quedó guardado como "Impago" o con fecha del mes siguiente.

Solución:

Busque el egreso en el módulo correspondiente.

Haz clic en Opciones >Editar Egreso .

Modifica la fecha para que se ubique dentro del mes correcto.

Cambia el estado a Pagado y presiona Guardar. Verás reflejado el cambio de inmediato en la conciliación.

Caso C: Reducir los Egresos Pendientes

Si la cantidad en egresos pendientes es muy alta:

Filtra los meses anteriores en búsqueda de egresos "Impagos".

Proceda a registrarlos como pagados en caso de que ya se hayan liquidado, o elimínalos si no corresponden, disminuyendo así el saldo pendiente de la pantalla principal.

4. Cierre y Corrección del Periodo

🏁 El Objetivo Final: Libro Banco

La suma y resto de todos los conceptos anteriores (Saldo anterior + Depósitos + Ingresos Extraordinarios - Egresos + Ingresos Pendientes - Egresos Pendientes) dará como resultado tu Total de Libro Banco. Para una mejor visibilidad puedes Descargar el Excel.

Si todo concuerda: Puedes proceder con total seguridad a Cerrar la Conciliación del Mes .

Si necesitas corregir algo del pasado: Si detectas un error que viene arrastrándose, ve al mes anterior y utiliza el botón Deshacer Conciliación. Esto abrirá de nuevo el período previo para que realices las modificaciones necesarias y mantengas la salud financiera de tu comunidad impecable.