¿Cómo utilizar la asignación inteligente de pagos?

  ¿Qué hace la asignación inteligente? La función interpreta la información ingresada para sugerir las deudas más probables a las que debe aplicarse el pago. Antes de guardar, siempre puedes revisar, agregar, quitar o ajustar las deudas y montos sugeridos. 

1. Asignación inteligente al registrar un pago individual

Puedes utilizar esta función cuando captures un nuevo pago desde Recaudación o directamente desde la unidad correspondiente.

Selecciona la unidad, registra el monto, folio, medio de pago y demás datos correspondientes. En el campo de comentario puedes escribir en lenguaje natural la deuda o las deudas a las que deseas aplicar el pago.

Ejemplo de registro de un pago y uso del campo de comentario para indicar la asignación.

Después de ingresar el comentario, utiliza la opción Asignar. La plataforma analizará el texto y buscará las deudas que mejor coincidan con lo indicado.

La plataforma mostrará el bloque “Identificando la asignación” con las deudas preseleccionadas. Puedes revisar los montos, marcar o desmarcar deudas y ajustar la asignación antes de confirmar el pago.

Ejemplo: a partir del comentario “Cuota extraordinaria pintura y estacionamiento”, el sistema sugiere las deudas relacionadas.

2. Importación inteligente de pagos desde Excel

Para cargar varios pagos con asignación inteligente, ingresa al Importador de Recaudación.

Desde Recaudación, abre Opciones y selecciona Importar desde Excel.

Acceso a “Importar desde Excel” desde las opciones de Recaudación.

Dentro del Importador de Recaudación selecciona la pestaña Importación inteligente. En esta vista encontrarás las reglas que utiliza la IA para decidir cómo asignar los pagos.

Reglas y orden de prioridad de la importación inteligente.

Orden de prioridad utilizado por la IA

1. Columna H: “Deuda(s) a asignar”.
2. Columna G: “Comentario del pago”.
3. Reglas automáticas configuradas en la comunidad, por ejemplo de la deuda más antigua a la más reciente o viceversa.

Puedes utilizar la Plantilla de ejemplo o la Plantilla para la carga de datos. La plantilla conserva los campos habituales y agrega la columna “Deuda(s) a asignar”.

Ejemplo de plantilla con “Comentarios del pago” y la nueva columna “Deuda(s) a asignar”.

¿Cuándo usar “Comentario del pago” y cuándo “Deuda(s) a asignar”?

Deuda(s) a asignar: úsala cuando quieras indicar específicamente a qué deuda debe aplicarse el pago. Esta columna tiene la prioridad más alta para la asignación.

Comentario del pago: puede utilizarse como segunda fuente para identificar la deuda cuando “Deuda(s) a asignar” esté vacía. También es el texto de comentario que quieres registrar para el pago.

Puedes completar ambas columnas cuando necesites que la indicación para la IA sea diferente del comentario que deseas dejar registrado.

En la sección de carga, selecciona el archivo Excel que preparaste. El formato permitido es .xlsx y el tamaño máximo indicado es de 20 MB.

Carga del archivo para su procesamiento con asignación inteligente.

Cuando el archivo esté cargado, haz clic en Procesar archivo. La plataforma validará el archivo, comprobará los créditos disponibles y comenzará a analizar la información.

Botón “Procesar archivo” después de cargar la plantilla.

Al terminar el análisis, se mostrará cada pago con las deudas asignadas en orden y el saldo disponible. Puedes agregar una deuda, modificar la selección o ajustar la asignación antes de continuar.

Pantalla de revisión de pagos y deudas sugeridas antes de confirmar.

Una vez que todas las asignaciones sean correctas, haz clic en Confirmar y guardar pagos.

Botón para confirmar y guardar los pagos.

Después de confirmar, podrás revisar el Historial de importaciones con asignación. Ahí se muestran datos como la fecha de subida, archivo, número de registros, créditos utilizados, errores, estado y acciones disponibles.

Historial de importaciones con asignación y estado del procesamiento.

Recomendaciones

• Escribe descripciones claras y relacionadas con el nombre real de la deuda para facilitar la identificación.
• Cuando necesites asignar varias deudas, sepáralas por comas.
• Revisa cada sugerencia antes de guardar, especialmente cuando existan conceptos de deuda similares.
• Verifica que exista saldo suficiente y que el total asignado coincida con el monto del pago.
• Antes de procesar una importación masiva, confirma que el archivo cumpla con las reglas indicadas por el importador.

Gracias por preferir Comunidad Feliz.