¿Cómo importar cargas masivamente por Excel?

Pasos para ingresar desde la plataforma

Para acceder al importador masivo, sigue esta ruta en tu panel de administrador:

En el menú de la izquierda, haz clic en la sección Cobranza y recaudación. Selecciona la opción Cargos.

En la esquina superior derecha de la pantalla principal de cargos, has clic en el botón Importar desde excel.

Paso 1: Descargar y llenar la plantilla oficial

Una vez dentro del Importador de Cargos, el sistema te guiará con dos pasos principales en pantalla, encontrarás dos botones fundamentales:

Descargar excel para la carga de datos: Te descarga la plantilla limpia y lista para rellenar.

Descargar excel del ejemplo (recomendada): Te descarga un formato con datos simulados para que comprendas la estructura visual antes de trabajar.

¿Cómo llenar correctamente las columnas del archivo Excel?

Para que el sistema procese tu información sin inconvenientes, debes rellenar las columnas siguiendo estrictamente este orden y formato:

Propiedad:

• Identificador exacto: Debes ingresar el nombre tal como aparece registrado en la plataforma (por ejemplo, "A101" o "Lote 1").
• Coincidencia del 100%: Si el nombre no coincide exactamente (incluyendo espacios o guiones), el sistema marcará un error de "Unidad no encontrada" durante la carga masiva.
• Múltiples cargos: Si necesitas asignar varios conceptos a una misma unidad (ej. mantenimiento y estacionamiento), puedes repetir el nombre de la propiedad en distintas filas del archivo Excel.

Nombre del cargo: El concepto que se cobrará (Ej: Estacionamiento de visitas , Saldo Inicial , Sala multiuso).

Cantidad de cargos & Precio unitario: La cantidad de veces que aplica y el valor individual del concepto.

Precio total del cargo: El resultado de la multiplicación anterior (el monto neto final a cobrar).

Si colocas 1 en Cantidad de cargos, el Precio unitario y Precio total deben ser el mismo monto.

Mes y Año: El periodo de emisión al que corresponde el cargo (Ej: Mes 7 , Año 2026). Respeta el formato en digitos.

Cargo cobrado en boleta: Define si se verá reflejado directamente en el estado de cuenta principal del mes. Si no requieres este concepto puedes eliminar la columna.

Fondo asociado: El fondo financiero a donde se irá este dinero (Ej: Fondo de rentas, Cuota de mantenimiento, Fondo de reserva, Fondo de emergencias).

• Coincidencia del 100%: Si el nombre no coincide exactamente (incluyendo espacios o guiones), el sistema marcará un error de "Fondo no encontrado" durante la carga masiva.

Día / Mes / Año carga: La fecha exacta de creación o aplicación contable del cargo. Respeta el formato en digitos.

Descripción del cargo: Texto aclaratorio para el residente (Ej: Saldo adeudo de cuotas anteriores con acuerdo de pago o Utilizada para evento de cumpleaños). Opcional.

Paso 2: Cargar el archivo al sistema

Cuando tu documento de Excel esté completamente lleno y guardado en tu computadora (en formato .xlsx y con un peso menor a 20MB):

En la sección 2. Carga masiva a través de Excel, haz clic en el botón Examinar.

Selecciona tu archivo desde las carpetas de tu computadora. Verás el nombre de tu documento en la parte inferior con una "X" roja en caso de que desees quitarlo.

Haga clic en el botón verde Subir archivo.

Paso 3: Monitorear el historial de importaciones

Tras hacer clic en subir, aparecerá un banner amarillo en la parte superior con la leyenda "Procesando Excel". En la parte inferior de la pantalla podrás auditar el estado del procesamiento dentro de la tabla Historial de importaciones :

Estado "En proceso": El sistema está leyendo las filas y validando que las propiedades y montos sean correctos.

Estado "Importado" (Verde): ¡Felicidades! Todo se procesó de forma perfecta y los cobros ya impactaron las cuentas de los residentes.

Estado "Falló" (Rojo): Si el archivo contiene errores, el sistema detendrá la carga para evitar descuadres. La gran ventaja es que en la columna Error te dirá el motivo exacto fila por fila (Ej: "Fila 2: Unidad no encontrada., Fila 3: Unidad no encontrada."). Si esto pasa, solo corrige esas filas en tu Excel y vuelve a subirlo. Si aún tienes problemas escríbenos a soporte@comunidadfeliz.com

Paso 4: Validar los cargos reflejados

Una vez que el estado cambie a Importado , puedes regresar a la sección de Cargos para verificar cómo se ven reflejados. Te recomendamos usar la pestaña Por unidad, donde podrás filtrar por rangos de fechas o conceptos específicos para revisar detalles finos como el estado de cobro ( Pendiente ) y la fecha del Adeudo.