¿Cómo usar el asistente administrativo?

1. Activación del Asistente Administrativo

1. Ingresar a la Plataforma: Debes acceder a la opción de Panel y luego a Editar Comunidad dentro de la plataforma (0:09).

2. Activar Asistente: Ve a la sección Asistente Administrativo y coloca el número de teléfono (0:14).

3. Validar Teléfono: Al hacer clic en guardar, se te pedirá confirmar un código que llega por WhatsApp para validar la suscripción (0:17 - 0:24).

4. Iniciar Conversación: Una vez validado, el asistente te enviará un mensaje por WhatsApp indicando que puedes comenzar a interactuar con él (0:47).

📝 Paso a Paso para crear  con el Asistente Administrativo

El proceso se realiza completamente a través de una conversación con el Asistente Administrativo virtual (llamado "Felicia" en el video) por WhatsApp.

2. Creación de un Egreso (Gasto)

1. Solicitar la Acción: En WhatsApp, escribe que quieres "crear egreso" (1:11).

2. Elegir Formato: El asistente ofrece tres opciones para la entrada de datos: Paso a paso, En texto, o Con un archivo. En el video se elige Con un archivo (1:20).

3. Adjuntar el Archivo: Envía la boleta, factura o documento de soporte del egreso como un archivo (1:35)

   

4. Confirmación de Datos: La IA extrae automáticamente la información del documento (monto, descripción, fecha, etc.) y la muestra para que la confirmes (1:43).

5. Confirmar Creación: Responde "confirmamos" para que la IA procese el egreso y lo registre en el sistema. El asistente indicará que el egreso ha sido creado con éxito, asignándole un folio (1:58).

3. Creación de un Pago (Transacción)

1. Solicitar la Acción: En WhatsApp, escribe que quieres "crear un pago" (2:51).

2. Elegir Formato: El asistente ofrece nuevamente las opciones, y en el video se elige Con un archivo para enviar el comprobante de transferencia (3:08).

3. Adjuntar el Archivo: Envía el comprobante de transferencia o pago (3:11).

4. Asociar el Pago: La IA extrae los datos del pago y solicita que confirmes la información y a qué unidad o residente debe ser asociado, proporcionando el número de unidad y el nombre del residente (3:23).

5. Confirmar Creación: Responde "confirmo" para que la IA registre el pago y lo asocie a la unidad correspondiente. El asistente indicará que el pago ha sido creado con éxito, asignándole un folio (4:19).

---

El asistente administrativo incentiva el uso de la IA de las siguientes maneras:

• Comodidad y Accesibilidad: La principal ventaja es que permite al administrador realizar tareas financieras directamente desde WhatsApp, sin necesidad de ingresar a la plataforma web o de escritorio. Esto simplifica el proceso al usar una herramienta de comunicación diaria.

• Automatización de Datos: Al solicitar la creación de un egreso o un pago, el asistente incentiva el uso de archivos (boletas, comprobantes) en lugar de la entrada manual de datos. La IA automáticamente "lee" y extrae información clave como el monto, la fecha, y la descripción desde el PDF o imagen (1:43, 3:23), lo cual ahorra tiempo y reduce errores de tipeo.

• Validación Asistida: La IA presenta los datos extraídos para una confirmación simple por parte del usuario (ej., escribiendo "confirmamos" o "confirmo"). Esto garantiza que el registro sea correcto antes de finalizar la acción.

• Integración y Conclusión: El sistema automáticamente registra la transacción en la contabilidad de la comunidad (en el panel de Egreso y Pagos) y asocia el pago al residente indicado, confirmando su éxito con un folio (2:40, 4:32).

---

Publica avisos y notificar gastos comunes desde WhatsApp.

Cada acción tiene sus propios pasos, respuestas automáticas y confirmaciones dentro del sistema.

🧩 1. Publicar un Aviso en el Muro

 

🪄 Paso a Paso

🗣️ 1. Inicia la acción

Tú escribes:

“Publicar en el muro”

El asistente responde:

“Claro, puedo ayudarte de dos formas:
1️⃣ Dime el título y contenido del aviso.
2️⃣ Dame un breve contexto y yo te sugeriré un título y texto.”

👉 Elige la opción 1 si quieres controlar el texto final (recomendado).

---

✍️ 2. Redacta el contenido

Tú escribes (si elegiste opción 1):

Título: Corte de luz programado 13/11 de 9:00 a 10:00 hrs
Contenido: Los invitamos a tomar las precauciones necesarias.

El asistente responde:

“Gracias. Aquí tienes un borrador para la publicación sobre [Título]:
[Contenido]
¿Te gusta este borrador o prefieres hacer algún cambio?”

✅ Confirma escribiendo:

“Confirmo”

---

📢 3. Publicación final

El asistente responde:

“Perfecto ✅ Tu publicación ha sido creada y notificada a todos los residentes.
Puedes verla aquí: [enlace_a_la_publicación]”

🔗 Acción: Entra al enlace y revisa que el aviso esté visible en el Muro de la Comunidad.

💡 Si usaste la opción 2 (con IA), la publicación mostrará la etiqueta “Creado con IA”.

---

🔍 4. Verificación en el portal

Dentro del Muro, en la pestaña Información, podrás ver:

• A quiénes se notificó.

• El texto final enviado.

• La fecha y hora de publicación.

---

💰 2. Notificar el Gasto Común

 

🪄 Paso a Paso

🗣️ 1. Inicia la notificación

Tú escribes:

“Notificar gasto comun”

El asistente responde:

“El gasto común que vas a notificar corresponde al período [Mes] de [Año].
¿Deseas notificarlo?”

✅ Confirmas:

“Sí”

---

⚙️ 2. Ejecución del proceso

El asistente responde:

“Perfecto, el proceso de notificación del gasto común de [Mes] está en curso.
Esto puede tardar unos minutos.”

⏳ Espera: El sistema enviará automáticamente las notificaciones a todos los residentes.

---

📲 3. Verificación

En el Muro de la Comunidad, aparecerá un banner amarillo en la parte superior con el mensaje:

“El período [Mes/Año] está siendo notificado.”

🔎 Esto confirma que el proceso está activo y los residentes están recibiendo sus cobros.

---

🧭 Consejo Final

El Asistente Administrativo está diseñado para automatizar tus tareas más frecuentes:

• Publicar avisos en el Muro.

• Enviar notificaciones de gastos comunes.

• Y próximamente, más acciones desde WhatsApp.

💬 Todo, sin salir de tu chat.

---