¿Cómo importar cargos a través de excel?

Existen diferentes módulos e información que se puede cargar de manera masiva a través de excel y los cargos son uno de estos, a continuación se detalla paso a paso cómo realizar esta acción.

1. Ingresar a la opción de  importación

Primero debe dirigirse al módulo de cargos, en donde encontrará la opción "importar desde excel" tal como lo muestra la imagen,

 

2. Descargar planilla base

 Una vez allí Encontrarás dos opciones, "descargar excel para la carga de datos" y "descargar excel del ejemplo" ambas opciones nos descargara una planilla de excel en al cual podremos ingresar los datos correspondientes en cada columna para su posterior importación.

Las diferencias en estas planillas están únicamente en que la base del ejemplo nos mostrar 3 filas ejemplificando el formato de cada columna (por ejemplo que el mes de marzo se ingresa como "3" y no la palabra) e importar el excel, en cambio la planilla de la izquierda vendrá solamente indicando las columnas de datos a rellenar sin ejemplos de formato.

 

3. Posteriormente a haber descargado la planilla, debe contar con los datos a rellenar en las siguientes columnas:

 

* Algunas consideraciones importantes:

- La propiedad debe contener el mismo nombre como está registrado en la plataforma, por ejemplo si el departamento está como A - 305 debe respetar la mayúscula y los espacios entre la "A" y el "305" no es lo mismo que a -305 o A-305.

- Las celdas no pueden contener fórmulas por lo que si necesita rellenar alguna celda como los precios unitarios o precio total, debe crear en otro excel el calculo con fórmula, seleccionarlo y luego al dar botón pegar, debe utilizar el "pegar solo valores" tal como lo muestra la siguiente imagen:

- El precio unitario es el precio de cargo, puedes colocar más de un cargo del mismo tipo, por lo que el precio total será la suma de estos cargos, si estos difieren de valor, puedes agregar diferentes cargos para la misma propiedad en diferentes filas .

- En el fondo asociado si lo dejas en blanco o no se escribe en el formato exacto a la plataforma, el sistema asumirá por defecto que va hacia el gasto común, (si dice FONDO SEGUROS debe discriminar las mayúsculas, se omitirá si se escribe como fondo seguros).

 

4. Subir el archivo luego de terminar el ingreso de datos

Más abajo encontrará la casilla que nos indica el archivo excel a subir, posteriormente a tener la planilla con los datos ingresados ​​y la hayamos guardado, podremos dar al botón examinar para buscar la planilla, pinchamos donde dice abrir y quedará seleccionada y lista para ser importada tal como lo muestra la siguiente imagen y le damos click al botón verde "subir archivo"

 

5. Verificar que se cargo exitosamente la información

Para finalizar podrá ver en la parte inferior de la pantalla principal el historial de importaciones, el cual nos indicará si este fue exitosamente importado o de otro modo en que fila se produjo algún error para su posterior corrección.

 En la columna "Estado" primero nos muestra "En proceso", si el archivo no tiene errores, al cabo de unos minutos cambiará al estado "Importado". De existir algún error muestra "Fallido"

Sí hubo muchos errores, no se alcanza a visualizar todos en el detalle de la importación, le llegará un correo con la información en detalle de los errores y en la fila del archivo excel están ubicados.

 

Nota adicional: luego de haber importado el excel y figure el estado "Importado", si necesita modificar alguna información; se podrá cambiar el fondo asociado, la fecha de carga y la descripción a todos los cargos registrados en el excel. Si necesita cambiar otros datos, se tendrá primero que desimportar la información y luego importarlo nuevamente con la información correcta. Estas alternativas son acciones que deberán solicitarlo a nosotros.

 

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